Les meilleures pratiques pour une chaîne d’approvisionnement optimisée

La différence entre la notion d’approvisionnement et la chaîne d’approvisionnement

Dans un premier temps, avant d’aborder notre sujet, il est primordial de clarifier la différence entre l’approvisionnement et la chaîne d’approvisionnement (deux notions souvent confondues).

Le concept de l’approvisionnement

La notion d’approvisionnement réfère au processus des achats et de la recherche de fournisseur, communément connue sous le nom “Sourcing”. En effet, cette dernière implique l'achat de quantités appropriées et de produits de qualité auprès de fournisseurs qui respectent les délais, tout en cherchant à obtenir le meilleur prix possible au moment opportun. Ainsi, l’objectif de l'approvisionnement est de satisfaire les besoins en produits ou services essentiels au fonctionnement de l'entreprise. 

Le concept de la chaîne d’approvisionnement

La chaîne d'approvisionnement, quant à elle, englobe l'ensemble des acteurs impliqués dans le cycle de vie d'un produit, depuis sa production jusqu'à sa commercialisation. Elle inclut les fournisseurs, les entreprises et les prestataires de services qui participent au processus logistique, en assurant le flux des produits et des informations tout au long de la chaîne, depuis l'approvisionnement en matières premières jusqu'à la distribution des produits finis au consommateur.

Les meilleures pratiques en termes de chaine d’approvisionnement et gestion des achats

En respectant les normes exemplaires de la chaîne d'approvisionnement, il est possible de minimiser les risques et de mettre en œuvre des solutions constructives à chaque étape. Voici quatre pratiques exemplaires à adopter.

Canaliser les échanges de communication à l’intérieur des équipes

Le rôle de la communication interne

Au cours de ces dernières années, nous avons assisté à une véritable révolution numérique. Ainsi, ces dernières ont transformé les méthodes de travail traditionnelles, privilégiant désormais les opérations à distance (via email, chats instantanés, etc.). Dans tous les domaines, et particulièrement celui de la gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement, une communication interne est primordial pour une réactivité et une organisation opérationnelle.

Les avantages d’une communication interne réussite

Afin de minimiser les risques d'incompréhension, de mauvaise transmission d'informations, voire d'absence de communication, il peut être utile de centraliser les échanges au sein de l'équipe (par exemple, en utilisant l'e-mail de l'entreprise). Cette méthode présente de nombreux avantages, notamment :

• Une identification réactive des obstacles retardant le processus de production
• Un accroissement de la satisfaction client
• Une collaboration interne plus facile
• Une amélioration de l’organisation et de son agilité

Utiliser une plateforme sécurisée pour le partage de documents

L’importance d’opter pour une plateforme de partage de documents sécurisée

Une entreprise se doit de posséder un flux de travail fluide en tout temps. L’organisation de la documentation participe notamment à cette fluidité de flux. Ainsi, les documents essentiels à l’activité de l’entreprise tels que les bons de commande, les bases de données, les notes d’information, etc. doivent impérativement être classés et être accessibles par l’équipe et les parties prenantes de l’entreprise, et cela, de manière facile, sécurisé et rapide. 

La solution pour mettre en œuvre une plateforme sécurisée

Ainsi, pour la gestion des achats et le centre de la chaîne d’approvisionnement, une documentation organisée et sécurisée est une meilleure pratique essentielle.

Pour mettre en œuvre cette pratique et répondre à ce besoin, de nombreuses solutions existent dont Google ; la fameuse plateforme partenaire de plus de 1000 fournisseurs à travers plus de 70 pays. En effet, ce dernier dispose de Google Drive et Google Docs qui permettent des fonctionnalités diverses et variées sur certains documents telles que ; l’ajout d’administrateurs pouvant appliquer des règles spécifiques avec des partages internes et externes en lecture seule ou encore l’ajout d’éditeurs, etc.

Remplacer les tâches manuelles par des processus automatisés

Les avantages de l’automatisation

Pour assurer un processus d'approvisionnement fiable, il est essentiel d'avoir une efficacité de bout en bout. Pour ce faire, des processus automatisés peuvent être utilisés pour une meilleure pratique.

Ainsi, accélérer la numérisation peut réduire les coûts associés aux processus manuels, les risques liés aux processus d'approvisionnement tels que la négociation des conditions ou encore pour le sourcing, ce qui est extrêmement bénéfique pour les équipes d'achats. 

L'automatisation peut également aider à réduire les erreurs humaines et accélérer les flux de travail en simplifiant les tâches quotidiennes. Ainsi, l'application de règles d'automatisation aux tâches quotidiennes peut apporter des changements significatifs aux processus de sécurisation et permettre à l'équipe une efficacité significatives, ainsi que d'économiser des heures chaque semaine.  

La solution pour une pratique de processus automatisés

Pour automatiser votre chaîne d’approvisionnement, il est important de mettre en place une plateforme de gestion logistique basée sur l'IA et l'automatisation des processus. Cette plateforme peut intégrer des technologies telles que l'Internet des objets, la blockchain et l'analyse des données pour améliorer la visibilité, la transparence et la traçabilité de votre chaîne d'approvisionnement.

Cette meilleure pratique peut également consister à créer des modèles d'e-mails personnalisables pour éviter de perdre du temps à composer le même e-mail plusieurs fois. Au lieu de recréer des e-mails, des modèles répondant à différents besoins peuvent être créés afin de faciliter l’activité et optimiser le temps.

Élaborer un processus de travail clair et transparent

Les avantages d’un processus de travail clair et transparent

27 % des entreprises ont constaté qu'une transparence accrue dans la chaîne d'approvisionnement permettait d'éviter les obstacles retardant le processus de production. 

En effet, l’élaboration d’un processus de travail clair et transparent permet d’analyser par une vue d’ensemble le processus d’approvisionnement et ainsi d’identifier les défaillances potentielles du système actuel mis en place et s’adapter aux perturbations de la chaîne d’approvisionnement. Mais de même, ce dernier permet également d'améliorer l'efficacité, la qualité et la durabilité de votre chaîne d'approvisionnement tout en favorisant la confiance et la collaboration avec les parties prenantes.

L’établissement d’une pratique d’un système de travail clair et transparent

Pour établir un processus de travail clair et transparent en matière de chaîne d'approvisionnement, voici quelques étapes à suivre :

1. Définir les objectifs et les indicateurs clés de performance : il est important de définir les objectifs de la chaîne d'approvisionnement en termes de qualité, de coûts, de délais et de durabilité, ainsi que les indicateurs clés de performance qui permettront de mesurer l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement. 

1. Identifier les parties prenantes : il est important d'identifier les parties prenantes de la chaîne d'approvisionnement, telles que les fournisseurs, les clients, les transporteurs, les autorités réglementaires, etc. 

1. Établir des normes et des procédures : il est important d'établir des normes et des procédures pour chaque étape de la chaîne d'approvisionnement, depuis l'approvisionnement en matières premières jusqu'à la livraison des produits finis, en passant par la production, la logistique et le contrôle qualité. 

1. Communiquer les normes et les procédures : il est important de communiquer les normes et les procédures à toutes les parties prenantes de la chaîne d'approvisionnement, afin de s'assurer que tout le monde comprend les attentes et les responsabilités de chacun. 

1. Suivre et mesurer les performances : il est important de suivre et de mesurer régulièrement les performances de la chaîne d'approvisionnement en fonction des indicateurs clés de performance définis, dans le but de détecter les écarts et d'identifier les opportunités d'amélioration. 

1. Améliorer continuellement le processus : en fonction des résultats de la surveillance et des mesures, il est important d'apporter des améliorations continues au processus de la chaîne d'approvisionnement pour améliorer l'efficacité, la qualité et la durabilité de la chaîne d'approvisionnement. 

Conclusion

Ainsi, il est crucial pour une entreprise d’axer sa chaîne d’approvisionnement sur la communication, la transparence, ainsi que la technologie et l’automatisation.

Les entreprises qui mettent en œuvre ces meilleures pratiques en termes de chaîne d'approvisionnement, peuvent donc améliorer leur efficacité opérationnelle, ainsi que voir leurs différents coûts se réduire et fournir une expérience client supérieure tout en contribuant à un monde plus durable. 

DocShipper est un prestataire logistique international, disposant d’une expertise et d’une technologie de pointe inégalable, et qui offre une solution complète pour la chaîne d'approvisionnement de votre entreprise. 

Contactez-nous si vous souhaitez en savoir plus sur la mise en place de ces pratiques dans votre entreprise et découvrir comment DocShipper peut aider votre entreprise à optimiser sa chaîne d'approvisionnement.