Tout ce qu’il faut Savoir sur les Transitaires [définition- services-fonctions]

Le transitaire

L'expédition de fret nécessite une grande connaissance des procédures d'expédition et des différents régimes douaniers applicables par les pays.

La majorité des importateurs-exportateurs, ne connaissent pas à quel point commence et se termine leur responsabilité.

Dans cet article nous mettrons en évidence, le processus d'importation-exportation, et nous soulignons l'importance de choix d'un bon transitaire Dans l'optimisation des coûts, des délais de livraison, nous allons vous montrer comment sont calculés les coûts de transit.

 Le rôle d’un transitaire

Un transitaire désigne une seule personne, une entreprise, qui s’occupe de l’expédition de fret à l'échelle nationale ou internationale, il peut être mandaté par le fournisseur ou bien par le client. Le transitaire joue un rôle très important dans le commerce international plus spécifiquement dans acheminement des marchandises de la sortie des entrepôts jusqu’à leur destination finale.

 Les différents types de transitaire

les transitaires sont de plusieurs types : des sociétés nationales,  sociétés multinationales et  des petites entreprises unipersonnelles.

Certains sont spécialisés dans le fret maritime , d’autres en fret aérien .

 

• Le transitaire de fret maritime: L'expédition par voie maritime reste le moyen le plus économique pour le transport de marchandise de grandes quantités dans le monde entier, un transitaire maritime est spécialisé dans le transport de marchandise, il a une grande connaissance des procédures, des  documents requis pour l'expédition , et comment gérer les avaries. 
• Le transitaire de fret aérien: L'envoi en aérien permet une expédition rapide et plus efficace, le fret aérien est fortement réglementé, un transitaire aérien peut vous assurer le bon conditionnement de vos marchandises, et de s’occuper de tous les documents.
• Un transitaire maritime facture moins qu’un transitaire aérien .
• Le fret maritime fait un délai plus que le fret aérien, la rapidité coûte plus cher ( le navire met plus de temps à embarquer) , 

 Plusieurs transitaires sont  des fournisseurs de logistique tiers , (3PL) qui offrent des services trés importants aux importateurs , comme le suivi des envois ,l’entreposage , ainsi que la communication régulière sur le statut de l’expédition; Et veille rapidement à la résolution de tout problème tout problème inattendue produit à la douane où à l’entrepôt.

Les documents du fret

• Le devis d’expédition : est un document regroupe les différentes informations sur le fret ,  par exemple le pays d’expédition et de livraison de  cargaison , les détails sur l’expédition (les dimensions, le poids de la marchandise), le devis offre une estimation totale du coût d’expédition .

• La facture commerciale : c’est la preuve de vente il comporte le code SH , les coordonnées de l’acheteur et du vendeur , description de la marchandise.

• Certificat d’origine : c’est un document primordial que demande plusieurs pays lors de dédouanement de la marchandise , ce document prouve que la marchandise a été produite dans un pays spécifique.

• Fiche de données de sécurité : un document   lors d’expédition de marchandise contenant des matières dangereuses, il détermine les frais supplémentaires associés à l’envoi de matières dangereuses.

• Lettre d’instruction de l’expéditeur : un écrit informatif sur la façon d’envoi du fret.

• Confirmation de réservation : est un document qui comprend un numéro de réservation qui permet au transitaire de suivre l’expédition
• Connaissement maritime :lettre de transport , un document remis au vendeur comme quoi que la marchandise est remis , il comporte toutes les conditions du transitaire, il commence lorsque vous acceptez le devis final du transitaire , il précise l’incoterm choisi par l’expéditeur et le destinataire.
• Liste de colisage : c’est un document qui décrit comment la marchandise est emballée , éditée par l’expéditeur de la marchandise, elle est requis que lorsque la marchandise sont expédié dans des grandes unités comme les conteneurs , il comprend : Les Coordonnées de l’expéditeur et de destinataire; Les équipements; Toutes les informations sur l’emballage de la marchandise ; Description des marchandises ;  Information dangereuse : c-à-d les détails de matières dangereuses.

• Lettre de crédit : c’est une garantie qu’envoie votre banque à la banque étrangère, c’est une acceptation de paiement du vendeur, en cas de nom paiement par le vendeur, c'est la banque qui prend en charge l’impayé.

Pourquoi faire appel à un transitaire

Le processus d’expédition de fret nécessite une connaissance approfondie des procédures et des lois mises en place par les pays.

Le client choisit de faire appel à un transitaire pour se décharger de plusieurs démarches administratives, les deux parties sont liées par un contrat (protocole d’accord), cet contrat contient les obligations des deux parties.

 Les prestations offertes par les transitaires

Les transitaires cherchent le moyen le plus adapté au type de marchandises à transporter.

Il gère les aspects réglementaires liés au transport mondial et à import-export en fonction de Leur destination finale.

Parmi ces missions : 

• Réflexion et Organisation du transport international de marchandises.
• Mener des négociations fermes avec le transporteur sur les conditions de chargement et de délai de livraison. 
•  Trouver la solution la plus rapide et la moins coûteuse pour l’entreprise.
• Effectuer les démarches administratives de rédaction des documents douaniers.
• Relais entre chaque intervenant de la chaîne logistique .

 Trouver le meilleur transitaire au tarif le plus équitable

Tout le problème est de savoir comment identifier un bon transitaire, le transitaire doit comprendre son métier, ce qui signifie notamment qu’il doit être en mesure de transporter la marchandise de A à B, au prix contractuel dans le délai prescrit. Ceci dit que le travail du transitaire repose sur la communication qui peut être faite par téléphone, en personne ou bien des mises à jour.

• Dans le domaine d’import-export de nombreuses entreprises et de toutes tailles coexistent et proposent une très large gamme de service avec des différents prix, pour faire des choix judicieux vous devez agir d’une certaine manière .

  La phase de définition de besoin

Cette phase implique l’analyse des opérations de fret (quantité, fréquence, destination , etc), que vous souhaitez effectuer, ainsi que les opérations logistiques et administratives que vous envisagez de sous-traiter.

 La phase de présélection 

La plupart des transitaires sont professionnels dans la maitrise des opérations de transit, ils sont sélectionnés sur la base de leurs devis et des garanties qu’ils apportent en termes de délais et de qualité de service.

Les frais et les coûts d’un transitaire 

Pour ne plus de s’embourber dans une spirale de différents coûts proposer par le transitaire, il est nécessaire de bien comprendre les coûts et frais inclus dans le devis d’expédition de fret.

Structure de coût d’un transitaire 

Afin d’éviter les surcoûts qui peuvent apparaitre plus tard dans votre devis, l’idée d’avoir une idée général sur la structure des coûts peut vous aider à éviter une grande perte de temps et le stress durant la phase d’expédition.

  L’expédition de fret

Qu’est-ce qu’une expédition de fret

Le fret fait référence à l’ensemble d’expédition et de chargement, il spécifie l’ensemble des coûts impliqués dans le transport de marchandises, il est possible d’expédier le fret de plusieurs manières : 

• Le fret aérien, Le moyen d’expédition le plus rapide et le plus efficace.
• Le fret maritime, le moyen le plus économique pour le transport de marchandises de grandes quantités dans le monde entier.
• Le fret ferroviaire,  les expéditions de marchandises de gros volume, avec peu de retard dû au trafic et aux conditions météorologiques.

Le fret routier, le moyen d’expédition le plus flexible en terme des destinations de livraison possibles pour le fret international.

L’expédition de marchandises et matières dangereuses

Certains transitaires refusent de prendre en charge l’expédition ,le transport de marchandises de matières dangereuses par exemple : 

-Liquides contenant un solide en solution qui dégagent une vapeur inflammable. Cela inclut les liquides envoyés pour le transport à des températures égales ou supérieures à leur point d’éclair.

-Les matériaux solides qui peuvent chauffer ou brûler facilement dans des circonstances de transport typiques ou au contact de l’air ou de l’eau peuvent provoquer un incendie par frottement, par des substances auto réactives ou des explosifs solides désensibilisés.

-Matériaux autres que les gaz qui peuvent causer la mort, des blessures ou nuire à la santé humaine. Comprend les substances qui contiennent des agents pathogènes comme les bactéries, les virus et d’autres micro-organismes porteurs de maladies.

-Matières qui présentent un danger  non couvert par une classe différente. Comprend, mais sans s’y limiter: les matières dangereuses pour l’environnement, les matériaux expédiés à haute température, les matériaux ayant des propriétés anesthésiques ou nocives, et plus encore.

Les modalités d’expédition de fret international

Avec la croissance rapide du commerce électronique, de nombreuses entreprises sont amenées à effectuer des expéditions de fret international, dans cette partie nous allons vous guider à travers les différentes étapes à suivre avant d’organiser votre envoi international.

Tout d’abord vous devez connaitre des informations complètes sur le devis, le colisage, le code HS afin d’éviter tout conflit ou retard d’exécution. 

le processus d’expédition de fret International

Afin d’assurer un bon déroulement de votre expédition , il est important de préparer votre envoi .

• La phase du chargement :

Dé l’arrivée de votre envoi à l’entrepôt  spécialisée, l’expédition  passe à la douane et elle se transmit  au port , dans un camion où les unités concernées chargent l’expédition dans le navire ou bien l’avion .

• L'arrivée à destination:
  

L’expédition se déchargent, et elle sera remis au dédouanement pour vérification.

• La livraison finale:

à cette étape l’envoie est transporté à la destination finale.

Les renseignements requis pour l'établissement d'un devis.

Assurez-vous de l’adresse exacte où la cargaison est livrée, (la ville, le code postal …), plusieurs villes sont dispersées  et divers facteurs tél qu’un accès facile peuvent affecter le tarif, pour creuser plus profondément sera mieux de fournir le nom du port d’origine et de destination finale, la connaissance de lieu de ramassage est très importante, assurez que vous avez connu toutes autres services supplémentaires qui peuvent être facturés dans votre devis.

N’oubliez pas de mentionner les dimensions et le type (nombre de palettes et boites), la taille, le volume de votre envoi et mesure de votre ces informations peuvent vous aider à déterminer le mode d’expédition le plus adapté à votre à votre fret. Pour obtenir votre estimation, Docshipper vous offre un devis de transport gratuit .

L’importance d’une liste de colisage dans l’expédition de fret International

La liste de colisage est l’un des documents de transports, elle fournit des informations sur les articles  elle est requise pour le dédouanement et il contient généralement les informations sur le poids d’envoi, Si vous recevez des devis de fret pour un poids différent, vous pouvez vous referez à ce chapitre, 

La liste de colisage contient aussi des informations sur le volume d’expédition, si vous avez besoin de connaitre le volume total de votre envoi, vous pouvez utiliser le calculateur de mètre cube.

 La liste de colisage peut comprendre d’autres informations : 

-Les coordonnées de l’exportateur et de l’importateur ainsi celles du transporteur .

-la date de prêt pour l’expédition.

- le numéro de la facture du fret.

 

L'intérêt du code SH dans la classification des produits par la douane

Le code SH est un code douanier  pertinent, doit être obligatoirement mentionné dans la facture commerciale, Si vous voulez importer  des marchandises aux états unies, vous êtes responsable de la classification précise des produits, cette classification se fait selon leur nature, leur composition et leur conditionnement par le biais d’un code douanier harmoniser (SH) .Le code SH est  indispensable pour calculer le montant des droits et taxes à payer surtout à l’importation ; En tant d’importateur, vous êtes responsable de déclarer avec précision la valeur de l’envoi,  La sous “valuations d’une valeur d’un envoi afin de réduire les frais de douane est un grand risque, le code SH  est également important à l’exportation puisque certains biens sont soumis à des restrictions ou des prohibitions.

Le choix des incoterms

Que définissent les incoterms

Les incoterms de fret sont des termes de commerce international juridiques, qui définissent la responsabilité de l’importateur et de l'explorateur, ils sont  reconnus dans le monde, ils clarifient comment se partage tous les coûts de transport et à quel moment se fait le transfert de risque.

Les différents types d’incoterms 

L’expédition de fret passe par plusieurs étapes, à chacune de ces étapes s’additionnent des coûts.

De préférences que les acheteurs envisageront l’incoterm avant que le contrat sera signée, afin d’éviter tout surcout, où d’avoir des complications lors de la transaction, Les incoterms font la distinction entre la part que va payer l’exportateur et celle de l’importateur, et à quelle étape commence la responsabilité de l’importateur,  aussi si  un sinistre survient lors de ces étapes, qui en serait responsable ? Les incoterms répondent à cette question aussi.

Les différents types d’incoterms : 

• EXW, Ex works  (dépard usine) c’est l’acheteur qui s’occupe de tout le processus d'importation, généralement il supporte tous les frais liés au transport de lamarchandise.
• FCA , Free carrier (franco transporteur) c'est le EXW + Dédouanement, le FCA  est un incoterm de pré-acheminement, le vendeur  couvre le chargement des marchandises dans le camion ou la livraison chez un transitaire et le dédouanement.
• CPT Carriage paid (port payé jusqu'à), to le vendeur prend en charge tout le transport de la marchandise, jusqu’à lieu de livraison au transitaire, ou bien jusqu'à la livraison finale, le transport est payé par le vendeur jusqu’au lieu de destination, et c’est l’acheteur qui couvre le risque.
•  CIP Carriage & insurrance  paid to (Transport et assurance payés à), le transfert du risque s'effectue à la livrison de la marchandise jusqu'a l'acheteur , l’assurance du vendeur couvre l’acheteur pendant la livraison jusqu’au lieu de destination.

On trouve  3  incoterms sont utilisables Quel que soit le mode de transport principal.

• DAP Delivery at place (Rendu au lieu de destination) qui couvre le post acheminement, le vendeur prend en charge le transport de marchandise jusqu'a lieu de livraison mentionnée sur le contrat, l'acheteur organise le  déchargement et organise les formalités.
• DPU délivered at place unloaded (Rendu au lieu de destination déchargé), le fournisseur prend en charge  la livraison et le déchargement de la marchandise .
• DDP (rendu droits acquittés)Delivery duty paid  l'incoterm préféré des acheteurs, l’acheteur ne prend rien charge, le vendeur s’occupe de tout.

Les incoterms n'incluent pas les droits de propriété, les situations possibles de forces majeures et la rupture de contrat, ne précisent pas les responsabilités des organismes d'assurance à l'exception des terms C.

 

On trouve le même principe pour 4 incoterms spécifiques au transport maritime 

• FAS Free alongside ship, couvre le pré-acheminement jusqu'au navire.
• FOB Freeon board , intègre le chargement de la marchandise sur le bateau, 
• CFR Cost & Freight , le transport principal est payé par le vendeur, mais l’acheteur couvre le risque, et le CIF qui est dérivé au CFR ou l’assurance du vendeur couvre le transport principal.

L’assurance du fret

L’expédition de fret peut mal tourner à cause de plusieurs raisons,  les catastrophes naturelles, le vol, le dédommagement des marchandises , Afin d’avoir un esprit tranquille,  où cas ou votre expédition subis un dédommagement , il faut assurer votre expédition , pour ne pas être bombardé avec les comparaisons des taux , et des services , votre transitaire où l’exportateur peut s’en occupé , selon incoterm que vous avez choisi , assurer vous que votre contrat d’assurance couvre le droit de propriété , 

Pour les envois fragiles , il faut assurer qu’ils sont bien emballé en double carton pour éviter tout endommagement ,