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Comprendre le rôle et les fonctions d’un transitaire :
Dans cet article, nous allons explorer le monde des transitaires internationaux. Nous commencerons par définir ce qu'est un transitaire, puis nous explorerons en détail son rôle et ses différentes fonctions.
Définition
Un transitaire international, également connu sous le nom de "freight forwarder", est une entreprise ou une personne mandatée par l'expéditeur ou le destinataire de marchandises. Son rôle essentiel est d'organiser et de coordonner les différents modes de transport tels que le transport maritime, terrestre et aérien. En plus de gérer la logistique et le transit, le transitaire s'occupe des formalités administratives et du passage en douane, en veillant au respect des réglementations spécifiques à chaque pays.
En tant que partenaire clé dans les activités d'import-export, le transitaire joue un rôle crucial. Il opère à l'échelle internationale, que ce soit au niveau national, tel que la France, ou en accompagnant les entreprises de négoce et de commerce international dans différents pays, comme ceux en Afrique, en Suisse, aux États-Unis, et bien d'autres. Dans le monde des affaires, l'activité de transitaire est souvent désignée par le terme anglais "freight forwarding", utilisé pour faciliter les échanges entre professionnels de différents États. Le transitaire international est donc un acteur clé du transport de marchandises, offrant ses services aux entreprises du monde entier.
Le rôle essentiel du transitaire et ses missions
Le transitaire joue un rôle essentiel dans le succès des activités de commerce international, en assurant que les marchandises qui lui sont confiées arrivent à destination dans leur état d'origine. En tant que transitaire international, il est responsable de la bonne exécution des importations et des exportations de marchandises, que ce soit en France ou à l'étranger.
Les missions du transitaire comprennent l'organisation, le stockage, l'emballage et l'expédition des marchandises conformément aux normes requises. Il coordonne également les différents acteurs tels que les transporteurs, les compagnies d'assurance et les bureaux de douane. Le suivi permanent des marchandises est assuré pour tenir le client informé et garantir leur arrivée à destination. De plus, le transitaire se charge de toutes les formalités administratives internationales et des frais associés. En raison des nombreuses contraintes liées au transport de marchandises, le rôle du transitaire international est essentiel. Il assure la coordination de la logistique de transport et s'assure que tous les documents obligatoires, tels que les déclarations en douane, sont correctement émis dans chaque pays.
Le terme "transitaire en douane" désigne un opérateur agréé par l'État pour effectuer les démarches administratives liées aux déclarations d'importation et d'exportation, ainsi que pour régler les formalités douanières. Le transitaire en douane est donc désigné par le client pour acheminer les marchandises en toute conformité.
Distinctions entre le transitaire mandataire et le commissionnaire de transport
Dans le domaine du transit international, il existe deux distinctions importantes entre le transitaire mandataire et le commissionnaire de transport, tous deux jouant un rôle essentiel dans le transport de marchandises à l'échelle mondiale.
Le transitaire mandataire, lié à son client par un contrat de mandat, agis en ta
nt qu'exécutant avec des obligations de moyens. Son rôle principal consiste à respecter les consignes spécifiques établies par le client, telles que l'utilisation de certains opérateurs ou transporteurs. Les responsabilités du transitaire mandataire sont généralement limitées, et certains transitaires exercent même au sein de l'entreprise elle-même.
D'un autre côté, le commissionnaire de transport, également appelé "freight forwarder", est lié à son client par un contrat de commission. Le client choisit ce transitaire commissionnaire qualifié pour se décharger des contraintes et des responsabilités liées au transport. En assumant un rôle majeur, le commissionnaire de transport porte de nombreuses responsabilités sur ses épaules. C'est pourquoi le recours à un transitaire international est fortement recommandé pour assurer une gestion efficace du transport de marchandises.
Ainsi, que vous optiez pour un transitaire mandataire ou un commissionnaire de transport, il est primordial de choisir un transitaire international compétent pour vous accompagner dans vos opérations logistiques et garantir le bon déroulement de vos transports.
Les 7 fonctions remplies par un transitaire international
Un transitaire international remplit différentes fonctions essentielles dans la gestion des opérations de transport. Tout d'abord, il assure le suivi des marchandises entre les différents modes de transport, veillant à leur bon acheminement via des solutions multimodales telles que le transport routier, maritime ou aérien.
De plus, il joue un rôle crucial en trouvant des lieux appropriés pour le transit des marchandises, qu'il s'agisse de ses propres entrepôts ou de locations stratégiques. Le transitaire international optimise les coûts d'expédition en regroupant différentes marchandises au sein d'une même expédition, permettant ainsi de bénéficier d'économies d'échelle. Il entretient également des contacts privilégiés avec les acteurs clés du secteur, lui permettant de réserver les espaces de chargement et de déchargement nécessaires auprès des meilleurs opérateurs.
La négociation des frais de transport constitue une autre fonction importante du transitaire international, qui, grâce à son volume élevé de fret, est en mesure de négocier des tarifs avantageux avec les transporteurs. De plus, il joue un rôle crucial dans l'assurance des marchandises, connaissant les conditions d'assurance appropriées en fonction du moyen de transport et du type de marchandises transitées, et déposant les réclamations nécessaires en cas de dommages ou de retard de livraison.
Enfin, le transitaire international est responsable de l'édition et de la présentation de la documentation requise pour les expéditions et les exportations, veillant à ce que tous les documents obligatoires soient correctement préparés et soumis aux autorités compétentes. Ces fonctions clés garantissent une gestion efficace et sécurisée des opérations de transport international.
Obligation et formalité d’un transitaire
Dans le domaine du transit douanier, il est essentiel pour le transitaire commissionnaire en douane de se conformer au nouveau Code des Douanes de l'Union (5CDU) qui est entré en vigueur le 1ᵉʳ mai 2016. Ce code représente une modernisation des procédures douanières et une amélioration des mesures de sécurité, grâce à l'utilisation des technologies actuelles qui permettent une harmonisation des règles et une simplification des déclarations. Avant d'explorer les aspects liés aux outils utilisés, il est important de passer en revue les formalités et obligations que tout transitaire se doit de respecter.
The Bill of Lading ou le connaissement
Le connaissement, également connu sous le nom de bill of lading, est un document essentiel qui sert à la fois de bon de chargement et de preuve dans le contrat de transport entre le transitaire et le transporteur. Ce document précise la nature des marchandises ainsi que la responsabilité du transporteur. En tant que titulaire du connaissement, le transitaire est légalement autorisé à réclamer la marchandise, car ce document constitue une preuve officielle de propriété qui peut être transférée par endossement.
L’inventaire des articles : le colisage ou la "packing list"
L'inventaire des articles, communément appelé colisage ou "packing list", est un document essentiel qui répertorie toutes les marchandises destinées au transport. Il fait partie intégrante de la documentation requise par le transitaire, et détaille précisément le nombre de colis, de palettes, de cartons, ainsi que leur poids, volume, dimensions, marques et nature de l'emballage. Ce document joue un rôle crucial dans le suivi précis des marchandises tout au long de leur transit, et particulièrement lors de la réception finale de la commande par le destinataire. Il permet de vérifier que l'intégralité des marchandises est bien arrivée à destination, en conformité avec les attentes.
L’attestation de provenance de chaque produit : “le certificat d’origine"
L'attestation de provenance de chaque produit, connue sous le nom de certificat d'origine, est un document officiel essentiel qui confirme le lieu où le pays où les marchandises ont été fabriquées ou transformées. Chaque marchandise est accompagnée d'un certificat d'origine établi par une Chambre de Commerce et d'Industrie. Il est impératif de présenter le certificat d'origine aux douaniers pour vérifier l'authenticité de l'origine des marchandises et pour appliquer les réglementations en vigueur. De plus, l'acheteur peut également demander ce document pour s'assurer de l'origine des marchandises. Il est important de noter que le transitaire est responsable de s'acquitter des frais correspondant au taux de droit de douane applicable. Un certificat d'origine doit obligatoirement comporter les informations suivantes :
- Le destinataire des marchandises
- L'expéditeur des marchandises
- Le pays d'origine des marchandises
- Les différents moyens de transport utilisés successivement
- La désignation douanière de chaque marchandise
- Le poids de la marchandise
- Toute spécificité pertinente, le cas échéant.
La facture commerciale
La facture commerciale joue un rôle essentiel en tant que preuve de la transaction entre l'acheteur et le vendeur, c'est-à-dire entre l'entreprise qui exporte les marchandises et l'entreprise qui les importe. Dans le cadre d'une transaction internationale, il est courant de fournir une copie de la facture en anglais à l'acheteur, afin de faciliter la compréhension et la communication entre les parties impliquées.
Pour que la facture commerciale soit valide et recevable, il est important qu'elle ne présente aucune altération, telle que des taches ou une illisibilité, et qu'elle comporte obligatoirement certaines mentions clés. Ces mentions incluent les coordonnées complètes du vendeur et de l'acheteur, comportant leur adresse et leur raison sociale, ainsi que la date d'émission de la facture et son numéro d'identification unique.
La facture doit également spécifier la devise utilisée pour le paiement, les unités de mesure permettant d'évaluer les critères de la marchandise, ainsi qu'une description précise et détaillée des articles concernés. Elle doit indiquer la quantité de marchandises livrées, la valeur unitaire de chaque article, la valeur totale de l'ensemble des articles et le prix total de la facture, y compris les taxes éventuelles. D'autres informations importantes à inclure dans la facture commerciale sont les conditions de paiement convenues entre les parties, telles que le délai de paiement ou les modalités spécifiques, ainsi que toute remise ou réduction accordée par le vendeur.
Les conditions de livraison, définies par l'Incoterm requis, ainsi que les moyens de transport successifs utilisés, doivent également être spécifiés dans le document. En tant que transitaire international, il incombe au transitaire de veiller à ce que la facture commerciale soit correctement établie, en conformité avec les réglementations en vigueur, et d'assurer qu'elle soit accompagnée des autres documents nécessaires pour le transport des marchandises. La facture commerciale revêt une importance capitale dans le processus de transit, contribuant à garantir une transaction commerciale transparente et fluide, et à fournir les informations essentielles pour les formalités douanières et logistiques.
Les principales responsabilités d’un transitaire agréé en douane
Les transitaires agréés en douane assument de nombreuses responsabilités essentielles dans le cadre de leurs activités. Ils doivent se conformer à une veille documentaire constante, afin d'être informés des réglementations en vigueur tant au niveau national qu'international. En outre, ils ont pour obligation de contrôler et d'appliquer strictement ces réglementations, garantissant ainsi le respect des normes et des procédures douanières.
L'intégration de la procédure DELTA G, un système informatisé pour la gestion des formalités douanières, fait partie des responsabilités d'un transitaire agréé. Ils doivent également être en mesure d'effectuer l'auto-liquidation de la TVA, assurant ainsi le calcul et le paiement correct de cette taxe. La gestion des lettres de crédit ou des crédits documentaires, ainsi que la réalisation des déclarations d'exportation et d'importation, font partie intégrante du rôle d'un transitaire en douane.
Ils doivent également se conformer à la déclaration mensuelle d'Échange de biens ou de services, et assurer la transmission de ces déclarations aux autorités compétentes. Le transitaire agréé en douane doit détenir des carnets ATA, permettant de faciliter le dédouanement des marchandises. Ils doivent également obtenir l'agrément des Chambres de Commerce pour exercer leurs activités. La gestion des visas et des certificats d'origine, le calcul des droits et taxes à l'importation, la gestion du fret multimodal, ainsi que la gestion des documents de transport et des documents relatifs aux transits communautaires, sont autant de responsabilités qui incombent au transitaire.
La gestion des documents d'assurance, des documents administratifs tels que les certificats, les visas et les licences, ainsi que la possibilité de pré-dédouanement et le dédouanement simplifié sur sites agréés font également partie des tâches d'un transitaire agréé.
Enfin, le transitaire est impliqué dans les opérations de transit et les interventions sous douane, agissant en tant que représentant douanier. Ils sont responsables de la gestion douanière et de l'acquittement des droits, taxes et TVA liés aux opérations de transport de marchandises. Ces différentes responsabilités témoignent du rôle crucial du transitaire agréé en douane dans la chaîne logistique internationale, garantissant le respect des réglementations douanières et facilitant le commerce international de manière efficace et conforme aux exigences légales.
